営業を援護支援する事務メンバーに、業務内容やその役割について聞く
【営業事務の仕事を知る】今回は“営業の活動を支える存在”である、営業事務にスポットをあててご紹介していきます。営業事務が日頃どんなことをしているのか、営業とどのような連携をはかっているのかなど、役割についてもお話していきます。ぜひ最後までご覧ください。
ライフラインに関わる＝必要とされ続ける仕事だと思った
山信との出会い
就職活動をしているときに、大学が主催した合同説明会で山信と出会いました。採用担当者の印象がとても良かったのを覚えています。企業説明も分かりやすく、何より事業内容が興味深いと感じましたので、エントリーすることに決めました。
他に気になっていた業界は
実をいうと、あまり業種や職種を絞って探しているわけではありませんでした。金融業や小売業など、本当にざっくばらんに受けていた感じでしたね。全部で20社以上は受けていたと思いますし、最終選考まで残ったり、内定が出ていた企業も何社かありました。
その中で山信に決めた理由はふたつあります。
ひとつは管工資材をはじめとして、キッチンやトイレといった、ライフラインに関わる様々な商品を取り扱っていて、水が不要な生活が可能にでもならない限り、絶対に必要とされ続ける仕事だろう。というところに魅力を感じたからです。
もうひとつは、社内見学で本社にいった際、社内の雰囲気に堅苦しさがなく、気さくで明るい感じがしたんですね。私はどちらかというと人見知りなので、そんな私でもうまく馴染めそうだと感じたのが決め手でした。
事務としてお客様と関わり、役に立てる喜び
主な業務内容について
営業事務は、営業のサポートをする役割を担っています。主な仕事の流れは、お客様から注文が届いたら伝票に打ち込みを行ったり、必要に応じてメーカーに発注し、納期が分かり次第お客様や営業に連絡をし、商品が届いたら営業に配達を依頼します。
また、営業所の店頭に直接お客様がみえることもあります。たとえば、「急に〇〇が必要になったんだけど在庫ありますか？」「〇〇がいくつ欲しい」などですね。大半は在庫にあるものが多いので、伝票に書いてから倉庫に取りに行ったりします。あとは、電話対応やメーカーの方への対応も行います。
1日の大まかなスケジュール
始業は8時半なので、それに間に合うように出社します。業務が開始したら、まずはメールチェックを行ったり、営業がお客様から聞いてきた注文内容のメモが机の上に置かれているので、その処理をはじめます。午前中は処理業務が多いため、正直忙しくしていますね。ランチを挟んで、午後からの時間も
納期などをチェックしたり、営業とコミュニケーションをはかりながら、今日の配達に間に合いそうなら配達をお願いしたり、残りの伝票処理をしています。基本的には優先順位の高いものを午前中に処理し、午後に回して問題ないものを午後に処理しているといった感じですね。終業は17時半。繁忙期は残業をしたりすることもありますが、普段は基本的に定時で帰宅しています。
やりがいに感じた嬉しかったエピソード
やはり、お客様から感謝されたときが１番やりがいに感じます。印象に残っているエピソードとして、あるお客様から電話で問い合わせがありました。「どうしても今日中にこの商品が欲しいんですけど、北営業所か他の営業所で在庫を持っていませんか？」という内容でしたが、北営業所の倉庫に在庫はありませんでした。近隣の営業所すべてに確認を取り、1個だけ在庫が見つかったので、その旨をお客様に「〇〇営業所にあるのですが、お客様のいるところから車で数十分くらいの距離です」と説明をしたところ、「取りに伺うよ、本当にありがとうございます。助かりました！」とお礼を言われました。お客様から直接感謝されたことが、本当に嬉しかったですし、お役に立てたのだと実感できました。
失敗談、やらかしたエピソード
わりと最近の話なのですが、お客様からトイレの注文書をいただいたので、私はその注文書に記載があった品番をすべて手配しました。ところが…注文書には記載がなかったのですが、設置に必要なフランジや、フラッシュバルブなどの部材も手配しなければいけなかったのです。
お客様は、（該当の品番を書いたらこれらの部材も付いてくるだろう）と想定していたと思うのですが、実はそうではなく…案の定お客様から「届いてないよ？」とご連絡をいただく羽目に。
営業が他の営業所に確認をとってくれて、在庫も見つかったので、その日のうちにお客様の元に届けることができたからよかったのですが、あとで営業から一言。「注文書に書いてある内容だけ発注するのではダメだからね」と言われました。そこからは、注文があった際は商品カタログも確認して二重チェックをしたり、お客様に「これは必要ですか？」としっかり確認するようにしています。
自身の成長はもちろん、後輩になる人たちの役に立ちたい
今後の目標について
失敗エピソードのようなことですが、私の確認不足によって生じる手配ミスは他にもあります。なので、「この商品はこういう用途で使うものだから、もしかしたらこの商品も必要なのではないか？」などをしっかり頭で考えながら、丁寧な仕事をしていきたいと思っています。やはり扱っている商品はものすごく多いですし、多種多様ですのでまだまだ把握できていないことが多いです。それでも、分からないことを分からないままにしていてはダメですし、カタログやインターネットで調べたり、考えたりした上で先輩たちに「これはこういうことだから、これも必要ですか？」と質問をしたりしながら、着実に知識を深めていきたいなと思っています。そして、これから入社してくる後輩たちからも、頼られるような存在になっていきたいです。
山信にエントリーをする人たちへのメッセージ
私はこう思います。たとえば入社する会社が山信じゃなかったとしても、どの会社に所属するにしても人間関係が１番だと。
でも、そうした点でも山信は私に合っているなと思っています。分からないことがあり、質問した時にも嫌な顔ひとつせず、優しくわかりやすく教えてくれる先輩たちばかりです。職場の雰囲気も全体的に明るいですし、いい会社だなと思っています。もちろん大変なこともたくさんあるとは思いますが、その分やりがいを感じる部分もたくさんあるので、山信はいい会社ですよっておすすめしたいですね。
皆さんと一緒に働けるのをお待ちしています！
